Hagamos un juego rápido de asociación de palabras. Si digo "auditor", ¿cuál es su reacción?
Si es usted como la mayoría de los profesionales de ventas o marketing comercial, su ritmo cardíaco acaba de acelerarse. Se imagina una sala de conferencias sin ventanas, pilas de facturas en papel y una persona de aspecto severo que le pregunta por qué aprobó un anuncio circular hace tres años para una referencia que ya no existe.
Para muchos en el sector de bienes de consumo, los gastos comerciales son el "Salvaje Oeste", una frontera de acuerdos por apretón de manos, hojas de cálculo complejas y alguna que otra "suposición". Pero para su equipo de Finanzas, los gastos comerciales son importantes y precisos, y tratarlos a la ligera es un juego peligroso.
Esto es probablemente lo que le quita el sueño a su CFO. No les preocupa si la presentación de la tapa final es bonita; les preocupan los devengos, la liquidez y las desviaciones inexplicables.
Si quiere dejar de ser el departamento que provoca la hiperventilación del equipo de Finanzas durante el mes de cierre y convertirse en su colega favorito, debe comprobar sus gastos comerciales. He aquí cómo pasar de "gastador caótico" a "administrador financiero" (e incluso puede que consiga que su director financiero le choque los cinco).
He aquí el (no tan) sucio secreto del sector: A los minoristas se les da muy bien recibir dinero. A veces, lo hacen con demasiado entusiasmo.
Los minoristas suelen deducir importes de las facturas por diversos motivos: discrepancias en los precios, faltantes o devoluciones promocionales. ¿Cuál es el problema? Primero deducen y luego explican. Si gestiona este proceso manualmente, es probable que esté dejando escapar ingresos. Los estudios de INMAR intelligence sugieren que entre el 10% y el 25% de las deducciones de los minoristas no son válidas. Cuando se gasta entre el 15 y el 25% de los ingresos brutos en comercio, ¡eso es dinero real!
Peor aún son las deducciones posteriores a la auditoría. Estos son los reclamos que vuelven a la vida años después de que usted pensara que los libros estaban cerrados. Una empresa auditora externa contratada por el minorista rebusca en datos antiguos y decide que les debes dinero desde 2022. Sorprendentemente (o no), se calcula que hasta el 50% de estos reclamos posteriores a la auditoría no son válidos.
Si no tiene un rastro de papel digital, no tiene defensa. Sólo tiene que pagar. Esto supone un golpe directo a la cuenta de resultados de su empresa y vuelve locos a los directores financieros.
Si tu "sistema de registro" es un archivo de Excel llamado Trade_Tracker_FINAL_v3_UPDATED_Jan(2).xlsx, ya has suspendido la auditoría.
Las hojas de cálculo son fantásticas para llevar la cuenta de tu presupuesto personal; son terribles para gestionar millones de dólares en inversiones comerciales. Carecen de control de versiones, se rompen cuando las fórmulas se vuelven demasiado complejas y, lo que es más importante, no dejan rastro de auditoría.
Cuando un auditor pregunta: "¿Quién autorizó este aumento de la tasa comercial?" y tu respuesta es: "Creo que fue Dave, pero Dave se fue hace dos años", estás en problemas.
Para comprobar sus gastos, necesita un sistema TPM centralizado que registre cada movimiento. Necesita saber quién creó la promoción, quién la aprobó, cuándo se modificó y por qué. Las soluciones TPM modernas (como CPGvision) crean una huella digital inmutable. No se trata sólo de vigilar a su equipo; se trata de protegerlo. Cuando el auditor señale con el dedo, usted podrá apuntar a un registro con sello de tiempo y usuario.
El mayor punto de fricción entre Ventas y Finanzas es la "Deducción no identificada". Se trata de una cantidad global que cobra un minorista y que permanece en los libros, envejeciendo como la leche, porque nadie sabe a qué promoción pertenece.
La protección contra auditorías requiere validación. Debe ser capaz de relacionar una deducción específica con un evento promocional específico.
Aquí es donde la tecnología salva su cordura. En lugar de cruzar manualmente tres PDF diferentes, las herramientas modernas de gestión de las deducciones utilizan funciones avanzadas de filtrado y comparación de inteligencia artificial para alinear el gasto con el rendimiento. Puede validar el gasto, aclarar los pagos incompletos y asegurarse de que el gasto se codifique en la cuenta correcta del libro mayor.
Cuando puede hacer coincidir claramente una deducción con un plan, convierte el "dinero misterioso" en "gasto verificado". A Finanzas le encantan los gastos verificados.
¿Recuerda los viejos tiempos de guardar los recibos en una caja de zapatos? No hagamos eso.
Para sobrevivir a una auditoría, necesita tanto el acuerdo original como la prueba de ejecución. ¿Qué nivel de descuento acordó financiar? ¿Durante cuánto tiempo? ¿Se publicó realmente el anuncio? ¿Se fabricó realmente el expositor? ¿Llegó realmente la rebaja a las estanterías?
Si espera a la auditoría para encontrar estas pruebas, llega demasiado tarde. Necesita un proceso en el que los contratos y la documentación de prueba del rendimiento se adjunten al registro de la promoción en tiempo real.
Nada asusta más a un director financiero que una factura sorpresa. Cuando el departamento de Ventas gasta más de lo previsto pero no actualiza el sistema, el de Finanzas no acumula lo suficiente. Entonces, cuando llega la factura, los beneficios se resienten y no se cumplen las previsiones trimestrales.
Esto suele deberse a la falta de comunicación entre ventas y finanzas. Los comerciales son optimistas y los financieros conservadores.
A prueba de auditorías significa cerrar esta brecha con Accrual Accuracy. Se necesita un sistema que actualice la previsión financiera en el momento en que un representante de ventas cambie una estimación de volumen o una tarifa comercial sobre el terreno. Esta "conexión en directo" garantiza que el dinero que Finanzas cree que se está gastando coincide con el dinero que realmente se está gastando.
Cuando los devengos son exactos, se protege el flujo de caja y la liquidez de la empresa, dos de las palabras favoritas del director financiero.
Es fácil considerar la "auditoría a prueba de errores" como una aburrida tarea administrativa. Pero mírelo a través de los ojos de su director financiero.
Las deducciones inexplicables erosionan la confianza. Los costos sorpresa amenazan su seguridad laboral. Al implementar un proceso de gestión comercial riguroso, transparente y documentado, no sólo está haciendo "papeleo". Está protegiendo el capital de la empresa.
Está garantizando que cada dólar gastado produzca un rendimiento y, lo que es más importante, que pueda demostrarlo. Deja de ser el departamento al que Finanzas mira con recelo y empieza a ser el departamento al que ven como un socio estratégico.
Así que, olvídese de las hojas de cálculo, digitalice sus pruebas y deje que los auditores llamen. Estará preparado para ellos.
Descubra cómo CPGvision puede ayudarle a reforzar su pista de auditoría y a convertirse en el mejor amigo de su director financiero, póngase en contacto con nosotros.
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